Agréger le coût total de la réunion avec la nouvelle fonction de dépenses

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Cette semaine, la plateforme de gestion d’événements Groupize a lancé une nouvelle fonctionnalité de suivi des paiements et de rapprochement des dépenses pour les utilisateurs, que la société a décrite comme une première étape vers la production d’une vue du coût total de la réunion, y compris les déplacements des participants et des fournisseurs auxiliaires.

Côté paiement, la plate-forme facilite les demandes de dépenses, les processus de révision et d’approbation, ainsi que les flux de travail pour les demandes de paiement et de carte de crédit ou de carte virtuelle. Il suit également les paiements par carte de crédit, carte virtuelle, ACH ou chèque, et fournit un référentiel central pour les factures liées aux réunions et les documents d’hôtel afin d’obtenir une vue unifiée des dépenses et des statuts de paiement associés.

La nouvelle fonctionnalité peut inclure des transactions de réunion provenant de nombreuses sources, y compris sa plate-forme pour l’espace de réunion, la nourriture et les boissons, et les chambres associées à la réunion ainsi que les réservations de voyage effectuées par les participants à la réunion. Dans un e-mail de suivi adressé à BTN, la société a déclaré qu’elle importerait manuellement les données des agences et que pour les réservations hors canal, il existe un mécanisme permettant aux participants de saisir les détails de leur voyage en avion. Cependant, la mutualisation des réservations hors canal est dans la feuille de route de l’entreprise.

Pour les utilisateurs de SAP Concur Travel, qui depuis l’année dernière, Groupize a fourni l’épine dorsale technologique du plus grand produit de gestion d’événements de l’entreprise, la fonctionnalité a encore été améliorée. Groupize importera automatiquement les dépenses d’avion et de voiture des participants depuis la plateforme de réservation Concur et les combinera avec la consommation de masse des chambres ainsi que les coûts fixes pour l’espace de réunion et la nourriture et les boissons pour créer une vue unifiée du coût total. Le directeur commercial Charles de Gaspe Boubyan a déclaré que la société continuerait à s’intégrer plus étroitement avec d’autres fournisseurs de paiement et de dépenses, mais a déclaré à BTN qu’aucune société spécifique n’était actuellement en cours car au cours des huit prochains mois, la société se concentrera davantage sur la composante paiement.

“Le dernier point du programme de la réunion est le règlement automatique”, a ajouté de Gaspi-Boubian. “Nous sommes attachés à notre vision et continuons d’investir dans la création d’une plate-forme de transformation FinTech complète pour tous les événements, des plus petits aux plus grands. La feuille de route de la plate-forme comprend une intégration supplémentaire du système de dépenses, des fournisseurs de cartes de paiement et des processus d’inscription et de paiement automatisés. ”

De Gaspe a déclaré à Beaubien que les clients les plus prospères de BTN Groupize exigent une solution de paiement, donc l’innovation dans ce domaine sera une priorité.

Selon Groupize, la fonctionnalité a été créée à la demande d’un grand client avec des centaines de réunions annuelles qui se débattaient avec le règlement par carte virtuelle et l’intégration manuelle des dépenses liées aux réunions. Le client travaille toujours avec des feuilles de calcul pour comprendre et gérer les dépenses globales. À cette fin, la nouvelle fonctionnalité fournit un certain nombre de rapports qui utilisent les nouvelles données de dépenses agrégées, y compris l’utilisation et l’examen des chambres d’hôtel ; Annulations, attritions, suivi des commissions, type de présence, suivi des prestataires de soins de santé et conversion des rapports de valeur, entre autres.

Groupize a présenté ses nouvelles fonctionnalités lundi lors de la conférence de la Global Business Travel Association à San Diego.

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